Nach der Erstinstallation müssen einige routinemäßige Verwaltungsaufgaben durchgeführt werden. Dieser Abschnitt beschreibt einige der Aufgaben.
Wann müssen die Aufgaben durchgeführt werden?
Um Probleme zu vermeiden, sollten Sie Verwaltungsaufgaben immer dann durchführen, wenn keine anderen Benutzer bei Issue Manager angemeldet sind. Wenn Sie solche Aufgaben beispielsweise zu Zeiten geringer Auslastung durchführen, können Benutzer keine Fehler einem neuen Produkt zuordnen, für das noch keine Weiterleitungsregeln definiert wurden.
Hinzufügen eines neuen Benutzers
Für einen neuen Benutzer sind folgende Aufgaben erforderlich:
• Erstellen eines Postfachs (bei Bedarf), bevor das Konto eingerichtet wird.
• Einrichten eines neuen Kontos und Zuordnen des Kontos zu einer vorhandenen Gruppe und (falls erforderlich) zu einem Postfach.
• Hinzufügen der Postfächer des Benutzers zu den Weiterleitungsregeln, wenn der Benutzer durch automatische Zuordnung über Fehler benachrichtigt werden soll.
Was tun, wenn Benutzer ausscheiden?
Wenn Benutzer Ihr Unternehmen verlassen, sollten Sie unverzüglich folgende Maßnahmen durchführen:
• Deaktivieren Sie umgehend das Benutzerkonto, damit sich der Benutzer nicht mehr anmelden kann (Sie können ein Konto nicht löschen, wenn der Benutzer Fehler erstellt oder geändert hat).
• Löschen Sie in den Zuordnungsregeln alle Referenzen auf das Postfach des Benutzers. Dadurch verhindern Sie, dass weiterhin Fehler in dieses Postfach gelangen. Beachten Sie, dass Änderungen an den Zuordnungsregeln nur durchgeführt werden sollten, wenn keine Benutzer bei Issue Manager angemeldet sind.
• Leeren Sie das Postfach des Benutzers, indem Sie die Fehler anderen Postfächern zuordnen.
• Löschen Sie das Postfach des Benutzers.
Wenn Benutzer die Arbeitsstelle wechseln, müssen Gruppenzuordnungen aktualisiert werden. Nehmen wir beispielsweise an, die QS-Mitarbeiter Sarah wechselt in die Entwicklungsabteilung. Auch die Zuordnungsregeln müssen geändert werden, damit den Benutzern die Fehler zugeordnet werden, die in ihrem neuen Verantwortungsbereich liegen. So sollte Sarah nun nicht mehr die Fehler der QS erhalten, sondern die Fehler der Entwicklungsabteilung.
Wenn Benutzer das Projekt wechseln, müssen die Zuordnungsregeln an die neuen Zuständigkeiten angepasst werden. Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass das Standardpostfach weiterhin gültig ist. Angenommen, Judy ist eine Autorin, die bisher Handbücher für Produkt A erstellt hat, sich nun aber mit Dokumenten für Produkt B beschäftigt. In diesem Fall sollte das Standardpostfach von Judy - Judy - Dok (Produkt A) - in Judy - Dok (Produkt B) geändert werden.
Hinzufügen neuer Produktinformationen
Von Zeit zu Zeit sind folgende Aufgaben erforderlich:
• Hinzufügen neuer Produkte (und zusätzlicher Versionen, Plattformen und Komponenten für vorhandene Produkte).
• Anpassen der Zuordnungsregeln an neue Produkte, Komponenten, Versionen und Plattformen.